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COMO AUMENTAR SUA EFICIêNCIA?


Em uma organização, o resultado da soma de cada operação bem desempenhada alcança o todo da eficiência da empresa, que é maior que cada etapa somada. Assim, se uma parte falha, compromete a eficiência como um todo.

Vejamos um exemplo na construção civil: - Se for agendado para iniciar um processo de fundação no período de 30 dias, e esse período na execução for de 35 dias, já iniciaremos com um atraso no todo, que em consequência de mobilização de outras equipes, de entregas de material, etc, irá superar esses 5 dias.

Jacques Horovitz, professor emérito de estratégia, marketing e administração da IMD, afirma que "Para levar uma organização à frente, é preciso mais do que uma estratégia bem formulada e um bom processo de implementação. É necessário que cada ‘executivo’, individualmente, faça o seu trabalho de forma pontual e eficiente ".

O professor enumera dez regras que ajudam a concretizar esse objetivo. Conheça-as a seguir:

  1. Se não estiver na agenda, não vai acontecer — Utilize uma espécie de agenda (ou pauta), compartilhada por toda a equipe.
    • O que cada um está fazendo;
    • Prazos;
    • Datas e ser atualizada conforme o trabalho progride. A descrição do progresso do trabalho ajuda a forçar o cumprimento da tarefa.
  2. Concentre-se na execução do projeto:
    • Projetos grandes devem ser divididos em etapas (ou subprojetos).
    • Eles podem ser executados em menos tempo, informam a conclusão de etapas e criam um senso de progresso.
  3. Projeto sem responsável não vai adiante — Uma grande ideia não passa de uma coisa frágil. Mesmo as melhores ideias morrem, se alguém não assume a responsabilidade de colocá-las em ação.
  4. Priorize, priorize, priorize — Escolha as tarefas importantes — aquelas que vão causar o maior impacto na concretização de nossos objetivos. Se você não tiver de cumprir uma tarefa pessoalmente, delegue-a a outra pessoa. 
  5. Inicie - A iniciação de um projeto é começar a usar os recursos disponíveis para disparar o processo. Dividir tarefas, estabelecer prazos, etc. 
  6. Não faça alardes sobre o projeto — Trabalhe em silêncio. Deixa para anunciá-lo ao mundo, quando houver sucesso comprovado para relatar. Ficar alardeando o que você pretende realizar apenas aumenta as expectativas das pessoas. O trabalho pronto vale mais do que muitas palavras.
  7. Questione tudo — Perguntas constituem uma maneira valiosa de avaliar a situação, analisar opções e evitar erros. Assim, você não deve fazer suposições. Faça perguntas. E lembre-se: fazer perguntas não é o suficiente. Você deve se dispor a ouvir as respostas, de forma aberta e aceitar a possibilidade de que pode ter de mudar os rumos para chegar aos resultados pretendidos.
  8. Quando estiver em dúvida, decida — A realidade é, muitas vezes, nebulosa. Determinação é melhor do que procrastinação. A ação traz aprendizado. O aprendizado pode levar a melhores decisões, na sequência do projeto.
  9. Crie novas rotinas —Quando precisamos traçar um plano de ação diferente, as velhas rotinas nos impedem de avançar. A mudança das rotinas faz com que coisas novas aconteçam.
  10. Saiba qual é sua segunda melhor solução — A vida traz surpresas. Deve-se sempre ter um plano de sucessão para que não haja problemas para continuar desenvolvendo o projeto. Entretanto, conforme o projeto segue em frente, diversas pessoas podem assumir a responsabilidade de tocá-lo, a qualquer tempo.

Levando-se em consideração esses 10 tópicos, ao se estabelecer rotinas de trabalho, você pode ter o melhor de dois mundos – Fazer seus próprios horários de trabalho individualmente, em casa por exemplo, e de discussão de ideias em sua empresa ou em um ambiente compartilhado, aprendendo com outras pessoas, com novas experiências e com outras empresas, até mesmo novos modos de simplesmente, fazer.

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